การแยกข้อความโดยใช้ Excel: 7 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)

2024 ผู้เขียน: John Day | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-01-30 13:09

คำแนะนำนี้จะแสดงวิธีแยกข้อความ (ในภาษาคอมพิวเตอร์ แยกวิเคราะห์) ข้อความโดยใช้ Excel คำแนะนำจะแนะนำคุณเกี่ยวกับคำสั่งการจัดการข้อความใน Excel คำแนะนำนี้จะขึ้นอยู่กับ Excel 2007 แต่จะทำงานในซอฟต์แวร์เวอร์ชันล่าสุด เทคนิคนี้สามารถนำไปใช้กับข้อมูลที่หลากหลาย

ขั้นตอนที่ 1: สร้างรายชื่อของคุณ

ในเซลล์ A1 ให้ป้อนชื่อส่วนหัวของคอลัมน์ รายชื่อบ่อยครั้งจะมีชื่อในรูปแบบ Last, First ป้อนชื่อที่จะใช้งาน ในภาษาคอมพิวเตอร์ กลุ่มของอักขระข้อความเช่นชื่อของเราที่นี่เรียกว่าสตริง

ขั้นตอนที่ 2: ตัดช่องว่างพิเศษออก

หลายครั้ง รายการจากโปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือคัดลอกจากหน้าเว็บมีช่องว่างเพิ่มขึ้น Excel มีฟังก์ชันที่เรียกว่า TRIM ซึ่งจะลบช่องว่างเพิ่มเติม หากมีช่องว่างสองช่องขึ้นไปตรงกลางสตริง Excel จะลบทั้งหมดยกเว้นหนึ่งช่อง และหากมีช่องว่างหลายช่องที่ส่วนท้ายของสตริง Excel จะลบช่องว่างทั้งหมด หากต้องการใช้ฟังก์ชัน ให้ป้อนส่วนหัว TRIMMED ในเซลล์ B1 จากนั้นป้อนสูตร =TRIM(A2) เพื่อแสดงว่าฟังก์ชันทำงานอย่างไร ให้สังเกตในภาพที่ฉันเพิ่มช่องว่างหน้าชื่อเจน ฟังก์ชัน TRIM จะลบช่องว่างส่วนเกินทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 3: ค้นหาตัวคั่น

ในการแยกนามสกุลและชื่อออกเป็นเซลล์ต่างๆ เราจำเป็นต้องค้นหาสิ่งที่แบ่งสองส่วน (ในภาษาของคอมพิวเตอร์ นี่เรียกว่าตัวคั่น) ในกรณีของเราที่นี่คือเครื่องหมายจุลภาค ในการดำเนินการนี้ เราจะใช้ฟังก์ชันสตริงใน Excel ในเซลล์ C1 ให้ป้อนส่วนหัวจุลภาค และในเซลล์ C2 ให้ป้อนสูตร: =FIND(", ", B2) ในภาษาอังกฤษ สูตรนี้หมายถึง Look in Cell B2 และค้นหาว่าจุลภาคอยู่ที่ไหน เมื่อคุณกด Enter เซลล์ C2 จะส่งกลับหมายเลข 6 (หากชื่อในเซลล์ B2 คือ Smith, Jane) ซึ่งเป็นตำแหน่งของเครื่องหมายจุลภาคในสตริง เราทำหน้าที่ในชื่อที่ตัดแต่ง

ขั้นตอนที่ 4: หาชื่อ

ตอนนี้ได้เวลาหาชื่อแล้ว ในการทำเช่นนี้ เราจะใช้ฟังก์ชันที่เรียกว่า MID ซึ่งใช้เพื่อดึงส่วนของสตริงออกจาก MIDdle ของสตริง ในเซลล์ D1 ให้ป้อนส่วนหัว F_Name ชื่อขึ้นต้นที่ใด เนื่องจากเรารู้ว่าเครื่องหมายจุลภาคอยู่ในตำแหน่ง 6 (ตัวเลขที่ส่งคืนในคอลัมน์จุลภาค) และมีช่องว่างหนึ่งช่อง (จำไว้ว่าเราตัดสตริง) ชื่อต้องเริ่มต้นสองตำแหน่งหลังจากเครื่องหมายจุลภาค (หนึ่งสำหรับช่องว่างหลังจากนั้น แล้วอีกหนึ่งตัวอักษรตัวแรกในชื่อ) ในเซลล์ D2 ให้ป้อนสูตร =MID(B2, C2+2, 100) แล้วกด Enter คุณควรเห็นเจนในห้องขัง วิธีแปลสูตรเป็นภาษาอังกฤษมีดังนี้: ใช้สตริงในเซลล์ B2 เริ่มอักขระ 2 ตัวหลังเครื่องหมายจุลภาค แล้วดึงอักขระออก 100 ตัว โดยการบอกให้ Excel ใช้อักขระ 100 ตัว เรากำลังบอกว่านำทุกอย่างตั้งแต่อักขระ 8 ไปจนถึงท้ายสตริง มี 1 ตัวอักษรหรือ 100 Excel ก็ได้หมด

ขั้นตอนที่ 5: ค้นหานามสกุล

ตอนนี้สำหรับนามสกุล คราวนี้เราจะใช้ฟังก์ชัน LEFT ซึ่งจะดึงข้อความจากด้านซ้ายของสตริง (ชื่อที่ฉลาดใช่มั้ย) ในเซลล์ E1 ให้ป้อนส่วนหัว L_Name แล้วนามสกุลลงท้ายตรงไหน? เรารู้ว่าเครื่องหมายจุลภาคอยู่ในตำแหน่งที่ 6 ในตัวอย่างนี้ ดังนั้นนามสกุลต้องลงท้ายด้วยอักขระ 1 ตัวก่อนหน้านั้น ในเซลล์ E2 ให้ป้อนสูตร =LEFT(B2, C2-1) แล้วกด Enter คุณควรเห็นสมิธ แปลสูตรว่า: นำตัวเลขในเซลล์ C2 และลบ 1; นำอักขระจำนวนมากนั้นจากด้านซ้ายของสตริงในเซลล์ B2

ขั้นตอนที่ 6: คัดลอกสูตร

คัดลอกสูตรที่สร้างขึ้นมาอย่างถาวรเพื่อประมวลผลชื่อที่เหลือโดยไฮไลต์เซลล์ B2 ถึง E2 คุณจะสังเกตเห็นว่าที่มุมล่างขวาของส่วนที่เลือกจะมีกล่องดำขนาดเล็ก กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ เลือกกล่องดำขนาดเล็กแล้วลากลง (เมื่อวางเมาส์เหนือตำแหน่งที่ถูกต้อง มันจะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมาย 'บวก') กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้แล้วลากลงจนกระทั่งถึงแถวสุดท้ายของชื่อในรายการ แล้วปล่อยปุ่มซ้ายของเมาส์

ขั้นตอนที่ 7: เสร็จสิ้น

ตอนนี้คุณไม่ต้องการสูตร คุณต้องการชื่อ เราใกล้จะเสร็จแล้ว เน้นเซลล์ D2 ถึง E6 ภายในพื้นที่ที่ไฮไลต์ ให้คลิกปุ่มขวาของเมาส์ เส้นขอบควรเปลี่ยนเป็นเส้นประเคลื่อนที่ เลือกคัดลอกจากเมนูทางลัด จากนั้น ให้เมาส์ขวาอีกครั้งในพื้นที่ที่ไฮไลต์ แต่คราวนี้เลือก วางแบบพิเศษ คลิกที่ปุ่มตัวเลือกค่าแล้วเลือกตกลง ตรวจสอบเซลล์ใดๆ ที่มีสูตร (เช่น D2 หรือ E5); สูตรควรถูกแทนที่ด้วยผลลัพธ์ของสูตร คลิก A ที่ด้านบนของคอลัมน์ A และกดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้แล้วลากไปที่คอลัมน์ C เมาส์ขวาในพื้นที่ที่ไฮไลต์แล้วเลือก ลบ; คุณจะเหลือรายชื่อพร้อมชื่อและนามสกุลในคอลัมน์ต่างๆ นี่เป็นเทคนิคที่ยืดหยุ่นซึ่งคุณสามารถนำไปใช้กับสถานการณ์ต่างๆ ได้มากมาย มีความสุข!