สแกนเอกสาร: 9 ขั้นตอน

2025 ผู้เขียน: John Day | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2025-01-23 15:12

เครื่องแฟกซ์เป็นเรื่องของอดีต! ขณะนี้เครื่องสแกนเอกสารช่วยให้เราสามารถแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษจริงเป็นเอกสารกระดาษอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถส่งอีเมลไปยังปลายทางได้เร็วกว่าที่เคย นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการทำงาน เนื่องจากเอกสารต่างๆ จะถูกส่งไปรอบๆ เพื่อจุดประสงค์ในการให้ข้อมูลเสมอ หรือในกรณีของมืออาชีพของฉัน จะถูกส่งไปลงนามจากผู้นำระดับสูงในคำสั่งของฉันเพื่ออนุมัติเอกสารต่างๆ ที่ฉันต้องการสำหรับงานของฉัน นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับพนักงานที่สื่อสารทางไกลหรือทำงานจากที่บ้าน และจำเป็นต้องส่งเอกสารใดๆ ให้กับเพื่อนร่วมงานที่อยู่ในสถานที่จริง ฉันหวังว่าคุณจะสนุกกับคำแนะนำนี้

เมื่อสิ้นสุดการสอนนี้ คุณควรจะสามารถสแกนเอกสารได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างมากในส่วนงานของคุณ

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ

ข้อควรระวัง: เครื่องสแกนเอกสารใช้ไฟฟ้า – ระวังเมื่อเสียบเข้ากับเต้ารับที่ผนัง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีสายไฟโผล่ออกมาจากสายไฟเพื่อหลีกเลี่ยงไฟฟ้าช็อต

หมายเหตุ: คำแนะนำนี้ใช้สำหรับ HP DeskJet 2640 โดยเฉพาะ อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนเดียวกันนี้อาจใช้กับเครื่องสแกนเอกสารอื่นๆ

เสบียง

ต่อไปนี้เป็นรายการวัสดุที่คุณต้องการ:

- เครื่องสแกนเอกสาร (HP DeskJet 2640 ที่ใช้ในคำแนะนำนี้)

- เต้ารับติดผนัง / รางปลั๊กไฟ

- เอกสารที่จะสแกน

- อินเตอร์เน็ตไร้สาย

- คอมพิวเตอร์เชื่อมโยงกับเครื่องสแกนเอกสาร

- แอพ HP Smart บนคอมพิวเตอร์

ขั้นตอนที่ 1: เสียบเครื่องสแกนเอกสารเข้ากับรางปลั๊ก

เสียบเครื่องสแกนเอกสารเข้ากับปลั๊กไฟหรือเต้ารับที่ผนังโดยตรง ถ้าเป็นไปได้ ซึ่งจะทำให้เครื่องมีกำลังและความสามารถในการทำงาน

ขั้นตอนที่ 2: เปิดเครื่องสแกนเอกสาร

เปิดเครื่องสแกนเอกสารโดยใช้ปุ่มเปิดปิดที่ด้านซ้ายบนของสแกนเนอร์

หมายเหตุ: เครื่องพิมพ์/สแกนเนอร์บางรุ่นอาจมีตำแหน่งของปุ่มเปิดปิดต่างกัน ดังนั้นโปรดอ่านคู่มือสำหรับเจ้าของรถ หากคุณไม่พบสิ่งนี้

ขั้นตอนที่ 3: เปิดเครื่องสแกนเอกสาร

การเปิดด้านบนของสแกนเนอร์จะทำให้คุณสามารถวางเอกสารของคุณบนกระจกสแกนได้

หมายเหตุ: ระวังอย่าแตะกระจกด้วยปลายนิ้วเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้มีน้ำมันบนกระจกสแกน ซึ่งอาจขัดขวางการทำงาน

ขั้นตอนที่ 4: วางเอกสารบน Glass

วางเอกสารที่คุณต้องการสแกนโดยคว่ำหน้าลงบนกระจกสแกน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าด้านบนของกระดาษอยู่ทางด้านขวาบนกระจกสแกนตามที่แสดงในรูปภาพซึ่งมีคำอธิบายประกอบเป็น "ด้านบน"

หมายเหตุ: สแกนเนอร์นี้ไม่สนับสนุนความสามารถในการสแกนแบบสองด้าน อย่างไรก็ตาม สแกนเนอร์ที่คุณอาจใช้อาจสนับสนุนสิ่งนี้ ซึ่งอาจเป็นประโยชน์หากคุณมีเอกสารจำนวนมากที่จะสแกน

ขั้นตอนที่ 5: ปิดเครื่องสแกนเอกสาร

การปิดสแกนเนอร์ที่ด้านบนของเอกสารทำให้สแกนเนอร์สามารถสแกนภาพลงในคอมพิวเตอร์ได้อย่างชัดเจน หากไม่ปิด จะมีแสงจากภายนอกมากเกินไปซึ่งจะรบกวนคุณภาพของภาพที่สแกน

ขั้นตอนที่ 6: เปิด HP Smart Application เพื่อสแกน

ในคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมโยงกับสแกนเนอร์ ให้เปิดแอปพลิเคชัน "HP Smart" เมื่อเปิดแอปพลิเคชันแล้ว ให้คลิกที่ปุ่มสแกน

หมายเหตุ: หากคุณใช้เวลามากเกินไปในขั้นตอนนี้ สแกนเนอร์มีแนวโน้มที่จะปิดเพื่อวัตถุประสงค์ในการประหยัดพลังงาน หากเป็นเช่นนี้ ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 จากนั้นกลับไปที่ขั้นตอนที่ 6 เพื่อดำเนินการสแกนต่อ

ขั้นตอนที่ 7: คลิกปุ่ม "สแกน"

เมื่อคุณมาถึงหน้าจอนี้แล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม "สแกน" ที่ด้านล่างขวามือของหน้าจอแอปพลิเคชัน ดูภาพหากมีความสับสนว่าจะคลิกปุ่มใด

หมายเหตุ: คุณสามารถแก้ไขการตั้งค่าบนหน้าจอนี้ได้ก่อนที่จะกดปุ่ม "สแกน" ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังสแกนเอกสารขนาดใด และคุณต้องการให้เอกสารมีลักษณะอย่างไรเมื่อสแกนแล้ว

ขั้นตอนที่ 8: บันทึกเอกสารที่สแกนไปยังคอมพิวเตอร์

เมื่อสแกนเอกสารแล้ว จะปรากฏบนแอปพลิเคชัน HP Smart จากนั้น คุณจะสามารถบันทึกเอกสารนี้เป็น.pdf หรือ-j.webp

จากจุดนี้ คุณสามารถส่งอีเมลเอกสารให้ผู้อื่น หรือเพียงแค่เก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อเก็บบันทึก

ขั้นตอนที่ 9: วิดีโอเกี่ยวกับวิธีการสแกนเอกสาร

ต่อไปนี้คือวิดีโอที่ฉันสร้างขึ้นเพื่อแสดงขั้นตอนทั้งหมดในวิดีโอความยาว 1 นาทีง่ายๆ เพื่อช่วยชี้แจงสิ่งที่กำลังดำเนินการตามขั้นตอนข้างต้น

ขอขอบคุณและฉันหวังว่าคุณจะสนุกกับคำแนะนำนี้และเรียนรู้สิ่งหนึ่งหรือสองเกี่ยวกับการสแกนเอกสาร!

-เบ็น