วิธีสร้างงบประมาณสไตล์วิทยาลัยโดยใช้ Excel: 12 ขั้นตอน

2024 ผู้เขียน: John Day | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-01-30 13:07

Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังมากที่ใช้ในโลกธุรกิจทุกวัน ส่วนใหญ่มักจะใช้เพื่อสื่อสารว่าธุรกิจดำเนินการทางการเงินอย่างไร แต่การใช้งานนั้นไม่มีที่สิ้นสุด ไม่ว่าคุณจะใช้ Excel เพื่อสร้างงบกำไรขาดทุนที่ซับซ้อนหรืองบประมาณรายเดือนแบบง่ายๆ ก็สามารถช่วยให้การทำงานกับตัวเลขง่ายขึ้นเล็กน้อย ในฐานะนายจ้างหรือลูกจ้าง ความสามารถในการใช้ Excel อย่างมีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่สำคัญมากที่จะได้รับ เมื่ออ่านคำแนะนำนี้ คุณจะได้เรียนรู้ชื่อและคำสั่งพื้นฐานใน Excel และวิธีใช้ทักษะพื้นฐานเหล่านี้เพื่อสร้างงบประมาณรายเดือน

ขั้นตอนที่ 1: ฟังก์ชันพื้นฐานของ Excel Video

ขั้นตอนที่ 2: สร้างชื่อ

I. เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ใน A1-G2 II ถัดไป คลิก "ผสาน & ศูนย์" บนแถบเครื่องมือ การดำเนินการนี้จะเปลี่ยนการเลือกก่อนหน้าเป็นเซลล์ใหม่เซลล์เดียว สาม. ตอนนี้ ป้อนข้อความในเซลล์ที่สร้างขึ้นใหม่โดยคลิกที่แถบสูตร IV. ส่วนสุดท้ายของขั้นตอนแรกนี้คือการจัดรูปแบบชื่อ ขั้นแรก เลือกเซลล์แล้วคลิก "รูปแบบเซลล์" บนแถบเครื่องมือ แล้วเลือก "เน้น 1" สุดท้าย เปลี่ยนขนาดฟอนต์เป็น 16

ขั้นตอนที่ 3: สร้างส่วนหัวของคอลัมน์

I. เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ A3 และป้อน "หมวดหมู่" ลงไป ดำเนินการต่อในแถวโดยเพิ่ม: o “งบประมาณรายเดือน” ถึง B3 o “รายเดือนตามจริง” ถึง C3 o “งบประมาณภาคการศึกษา” ถึง D3 o “ภาคการศึกษาจริง” ถึง E3 o “งบประมาณปีการศึกษา” ถึง F3 o “ปีการศึกษาจริง” เป็น G3 ครั้งที่สอง ส่วนต่อไปคือการจัดรูปแบบ A3-G3 โดยเลือกเซลล์ทั้งหมดแล้วคลิก "รูปแบบเซลล์" ในแถบเครื่องมือและเลือก "เน้น 5" ตั้งค่าแบบอักษรเป็น 14 ใน A3-G3 สาม. สุดท้ายปรับให้พอดีอัตโนมัติทุกคอลัมน์ (อ้างอิงวิดีโอแนะนำสำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการทำเช่นนี้)

ขั้นตอนที่ 4: สร้าง Row Headings for Income

I. เลือกเซลล์ A4 และป้อน “INCOME FROM” ดำเนินการต่อในคอลัมน์โดยป้อนข้อมูลต่อไปนี้: o “งาน” ใน A5 o “ผู้ปกครอง” ใน A6 o “เงินกู้นักเรียน” ใน A7 o “ทุนการศึกษา” ใน A8 o “ความช่วยเหลือทางการเงิน” ใน A9 o “เบ็ดเตล็ด” ใน A10 o “รายได้ ผลรวม” ใน A11 II จากนั้นเลือกเซลล์ A4-A11 คลิกที่ "ลักษณะเซลล์" ในแถบเครื่องมือและเลือก "เน้น 3" สาม. สุดท้าย เลือกเซลล์ A4 และทำให้แบบอักษรเป็นตัวหนา ทำเช่นเดียวกันสำหรับ A11 ปรับคอลัมน์ A

ขั้นตอนที่ 5: สร้างส่วนหัวของแถว

I. เลือกเซลล์ A13 และป้อน “Expenses:” ดำเนินการต่อในคอลัมน์โดยเพิ่ม: o “Rent/Room & Board” ถึง A14 o “Utilities” ถึง A15 o “Cellphone” ถึง A16 o “Groceries” ถึง A17 o “Transportation” ถึง A18 o “ประกัน” ถึง A19 o “แก๊ส” ถึง A20 o “บันเทิง” ถึง A21 o “กินข้าวนอกบ้าน” ถึง A22 o “ค่าเล่าเรียน” ถึง A23 o “หนังสือ” ถึง A24 o “ค่าเล่าเรียน” ถึง A25 o “คอมพิวเตอร์” ถึง A26 o “เบ็ดเตล็ด” ถึง A27 o “ยอดรวมค่าใช้จ่าย” ถึง A28 II เลือกเซลล์ A13-A28 และคลิกที่ "รูปแบบเซลล์" ในแถบเครื่องมือ เลือก "สำเนียง 2" เลือกเซลล์ A13 และทำให้แบบอักษรเป็นตัวหนา ทำเช่นเดียวกันสำหรับ A28 ปรับพอดีอัตโนมัติคอลัมน์ A

ขั้นตอนที่ 6: สร้าง Row Heading สำหรับรายได้สุทธิ

I. เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ A30 และป้อน "รายได้สุทธิ" ครั้งที่สอง ถัดไป เมื่อยังคงเลือกเซลล์ A30 อยู่ ให้คลิกที่ "รูปแบบเซลล์" ในแถบเครื่องมือ แล้วเลือก "เน้นที่ 6" สาม. ทำให้แบบอักษรในเซลล์นี้เป็นตัวหนา

ขั้นตอนที่ 7: กรอกหมวดหมู่รายได้

I. เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ F5 และป้อนจำนวนรายได้ที่ได้รับจากงาน (หมายเหตุ: ตัวเลขที่ใช้ในงบประมาณนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนเงินที่มหาวิทยาลัยเทนเนสซี-นอกซ์วิลล์กำหนดเป็นค่าเฉลี่ย คุณจะต้องเลือกตัวเลขที่สะท้อนถึงหมวดหมู่รายได้ส่วนบุคคลของคุณอย่างชัดเจน) สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะป้อนตัวเลขต่อไปนี้ลงในตัวเลขที่เกี่ยวข้อง เซลล์: o “4800” ใน F5 o “6000” ใน F6 o “8000” ใน F7 o “8000” ใน F8 o “2000” ใน F9 o “360” ใน F10 II ถัดไป เลือกเซลล์ D5 และป้อน “=F5/2” ซึ่งจะทำให้เราได้รับจำนวนที่เหมาะสมสำหรับภาคการศึกษา เนื่องจากในกรณีนี้ ปีการศึกษาประกอบด้วยสองภาคการศึกษา หลังจากนี้ เลือกเซลล์ D6 และป้อน “=F6/2” แล้วกดปุ่ม Enter เลือกเซลล์ F5 และ F6 และกดเคอร์เซอร์ค้างไว้ที่มุมล่างซ้ายของเซลล์ F6 จนกว่าเคอร์เซอร์จะกลายเป็นเครื่องหมายบวกสีดำ ดังแสดงในรูปด้านล่าง สาม. คลิกที่มุมล่างขวาที่เคอร์เซอร์กลายเป็นเครื่องหมายบวกสีดำ (ซึ่งจะปรากฏขึ้นเมื่อกดเคอร์เซอร์ค้างไว้ที่มุมล่างขวาของ D6 ขณะที่เลือกทั้ง D5 และ D6) แล้วลากลงมาผ่านเซลล์ D10 การดำเนินการนี้จะเติมเซลล์ D7-D10 ด้วยสูตรที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ จึงช่วยประหยัดเวลา IV. กระบวนการกรอกหมวดหมู่รายได้งบประมาณรายเดือนนั้นเหมือนกับกระบวนการสำหรับหมวดหมู่รายได้งบประมาณภาคการศึกษา ในการเริ่มต้น เลือกเซลล์ B5 และป้อน “=F5/8” (หมายเหตุ: สำหรับงบประมาณนี้ เราถือว่าภาคการศึกษาหนึ่งมีระยะเวลาสี่เดือน ดังนั้นปีการศึกษาสองภาคการศึกษาจะประกอบด้วย 8 เดือน) เลือกเซลล์ B6 และป้อน “=F6/8” จากนั้นเลือกเซลล์ F5 และ F6 ใช้คุณสมบัติป้อนอัตโนมัติที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้เพื่อเติมในเซลล์ F7-F10

ขั้นตอนที่ 8: กรอกหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย

I. เลือกเซลล์ F14 และป้อน “9200” (หมายเหตุ: สำหรับตัวอย่างนี้ เราเลือกใช้การประมาณการที่ให้ไว้ในเว็บไซต์ของ University of Tennessee-Knoxville) จากนั้น กรอกข้อมูลในเซลล์ F15-F27 ในลักษณะเดียวกัน ค่าต่อไปนี้ถูกใช้ในตัวอย่างนี้: o “0” สำหรับ F15 o “360” สำหรับ F16 o “3600” สำหรับ F17 o “1600” สำหรับ F18 o “0” สำหรับ F19 o “0” สำหรับ F20 o “1200” สำหรับ F21 o “600” สำหรับ F22 o “9700” สำหรับ F23 o “1500” สำหรับ F24 o “500” สำหรับ F25 o “100” สำหรับ F26 o “250” สำหรับ F27 II ดำเนินการต่อโดยเลือกเซลล์ D14 และป้อนสูตร “=F14/2” จากนั้นเลือกเซลล์ D15 และป้อน “=F15/2” ป้อนเซลล์ D16-D27 โดยอัตโนมัติโดยเลือกเซลล์ D14 และ D15 แล้วลากเครื่องหมายบวกสีดำ (ซึ่งจะปรากฏขึ้นเมื่อกดเคอร์เซอร์ค้างไว้ที่มุมล่างขวาของ D15 ขณะที่เลือกทั้ง D14 และ D15) จาก D15 จาก D27 สาม. จากนั้นคลิกที่เซลล์ B14 และป้อน "=F14/8" กดปุ่ม Enter หนึ่งครั้งเพื่อเลือกเซลล์ B15 และพิมพ์ "=F15/8" ลงในเซลล์นี้แล้วกด Enter อีกครั้งหลังจากป้อนรายการนั้น เลือกทั้ง B14 และ B15 และป้อนเซลล์อัตโนมัติ F16-F27

ขั้นตอนที่ 9: กำหนดผลรวมย่อย

I. ในการพิจารณาผลรวมย่อยในแต่ละหมวดหมู่ คุณลักษณะ AutoSum บนแถบเครื่องมือจะถูกนำมาใช้ เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ B11 จากนั้นคลิกที่คุณสมบัติ AutoSum ที่อยู่ใกล้กับมุมบนขวาของแถบเครื่องมือ ข้อมูลต่อไปนี้ควรปรากฏในเซลล์ B11: “=SUM(B5:B10)” กด Enter เมื่อค่านี้ปรากฏขึ้นและค่าที่ถูกต้องจะปรากฏขึ้น ครั้งที่สอง ทำซ้ำขั้นตอนสำหรับเซลล์ D11, F11, B28, D28, F28

ขั้นตอนที่ 10: จัดรูปแบบผลรวมย่อย

I. เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ B11-F11 จากนั้นคลิกที่ "ลักษณะเซลล์" และเลือก "ผลลัพธ์" ครั้งที่สอง ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับเซลล์ B28-F28 ในส่วนค่าใช้จ่าย สาม. ตอนนี้ เลือกเซลล์ B11-F11 อีกครั้ง และคลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลงที่ระบุว่า "ทั่วไป" ในส่วนตัวเลขของแถบเครื่องมือ เลือก “สกุลเงิน” IV. ทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้าสำหรับเซลล์ B28-F28 อีกครั้ง

ขั้นตอนที่ 11: กำหนดและจัดรูปแบบรายได้สุทธิ

I. เลือกเซลล์ B30 และป้อนสูตร “=B11-B28” (หมายเหตุ: รายได้สุทธิ=รายรับ-รายจ่าย แสดงโดยสูตรที่ใช้ข้ามแถวที่ 30) II ตอนนี้ ใช้คุณสมบัติป้อนอัตโนมัติเพื่อเติมผลรวมในแถวที่ 30 (จากคอลัมน์ B ถึงคอลัมน์ F) สาม. จัดรูปแบบเซลล์ B30-F30 โดยเลือกเซลล์ทั้งหมดแล้วคลิก "ลักษณะเซลล์" ที่อยู่บนแถบเครื่องมือ จากนั้นเลือก "การคำนวณ"

ขั้นตอนที่ 12: วิเคราะห์งบประมาณ

หลังจากจัดทำงบประมาณเสร็จแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาและวิเคราะห์แง่มุมต่างๆ ของงบประมาณ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการดูหมวดหมู่ทั้งหมดและมองหาสถานที่ที่คุณอาจลดการใช้จ่ายและเพิ่มรายได้หากเป็นไปได้ แม้ว่าการเพิ่มรายได้จะยากกว่าการลดค่าใช้จ่าย แต่ก็ยังยากสำหรับคนส่วนใหญ่ที่จะลดจำนวนเงินที่ใช้จ่าย เมื่อพิจารณาถึงสิ่งที่คุณใช้จ่ายเงินไป สิ่งสำคัญคือต้องแยกความต้องการออกจากความต้องการของคุณ เมื่อคุณแยกระบุหมวดหมู่ย่อยของค่าใช้จ่ายเหล่านี้แล้ว คุณจะสามารถมุ่งเน้นไปที่การลดจำนวนเงินที่คุณใช้ไปกับความต้องการ ก็ควรที่จะนำเงินไปลงทุนในการออมเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ แม้ว่านักศึกษาส่วนใหญ่จะยืนยันก็ตาม วิธีนี้พูดง่ายกว่าทำ