วิธีอัปโหลดและเปลี่ยนชื่อเอกสารในไลบรารี Office 365 SharePoint: 8 ขั้นตอน

2024 ผู้เขียน: John Day | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-01-30 13:06

ในคำแนะนำนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีอัปโหลดและเปลี่ยนชื่อเอกสารในไลบรารี Office 365 SharePoint คำแนะนำนี้จัดทำขึ้นสำหรับสถานที่ทำงานของฉันโดยเฉพาะ แต่สามารถโอนไปยังธุรกิจอื่นได้อย่างง่ายดายสำหรับทุกคนที่ใช้ไลบรารี SharePoint

วัสดุที่จำเป็น:

• คอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป หรือแท็บเล็ต
• ซอฟต์แวร์ SharePoint
• การอัปโหลดและแก้ไขสิทธิ์ในไลบรารี SharePoint

คำเตือน: ไม่จำเป็นต้องมีข้อควรระวังด้านความปลอดภัย

ขั้นตอนที่ 1: การเลือกห้องสมุด

ภายในกลุ่มงานการวิจัยของเรา สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดว่าต้องจัดเก็บเอกสารใดในไลบรารีใด หากเป็นรายงานของนักวิเคราะห์จากธนาคารหรือเอกสารของบริษัทมหาชน เช่น; การยื่นเอกสาร แถลงข่าว หรือทรานสคริปต์ของสำนักงาน ก.ล.ต. ควรเก็บไว้ในเอกสารการวิจัยและบริษัทมหาชนของ Wall Street หากเป็นบทความจากนิตยสาร วารสารทางการแพทย์ หรือสิ่งพิมพ์ออนไลน์ เช่น Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association หรือ American Seniors Housing Association ควรเก็บไว้ในห้องสมุดสิ่งพิมพ์ คุณสามารถค้นหาไลบรารีที่แสดงอยู่ทางด้านซ้ายซึ่งมีแถบด้านข้างของโฮมเพจเวิร์กกรุ๊ปการวิจัย เมื่อคุณได้กำหนดห้องสมุดที่ถูกต้องแล้ว คุณต้องคลิกที่ห้องสมุดเพื่อเปิด

ขั้นตอนที่ 2: อัปโหลดเอกสารอย่างรวดเร็วไปยังไลบรารีสิ่งพิมพ์

*หากคุณกำลังอัปโหลดเอกสารไปยัง Wall Street Research and Public Company Documents Library ให้ข้ามขั้นตอนนี้และไปที่ขั้นตอนที่ 3

สำหรับห้องสมุดสิ่งพิมพ์ ให้เปิดห้องสมุดโดยคลิกที่ลิงก์สิ่งพิมพ์ในแถบด้านข้างในขั้นตอนแรก จากนั้นเลือกเอกสารที่คุณต้องการอัปโหลดและลากลงในไลบรารี เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังอัปโหลดเอกสารไปยังตำแหน่งที่ถูกต้อง เมื่อคุณลากเอกสารไปยังเวิร์กกรุ๊ป หน้าจอของคุณควรจะปรากฏตามที่แสดงในภาพหน้าจอด้านบน ไลบรารีควรเป็นสีเทา และคุณจะเห็นภาพไอคอนสำหรับเอกสาร (word, PDF หรือ PowerPoint) พร้อมสำเนาคำบนหน้าจอ

เมื่อแสดงแล้ว คุณสามารถวางเอกสารในไลบรารีและไปยังขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนที่ 3: การเลือก Internal Library เพื่ออัปโหลด Wall Street Research และเอกสารบริษัทมหาชน

*หากคุณอัปโหลดเอกสารไปยังไลบรารีสิ่งพิมพ์เท่านั้น คุณจะข้ามขั้นตอนนี้และไปยังขั้นตอนที่ 5

สำหรับห้องสมุด Wall Street Research and Public Company Documents กระบวนการนี้ซับซ้อนกว่าเล็กน้อย คุณจะต้องค้นหาไลบรารีภายในที่ติดป้ายปีที่สอดคล้องกันสำหรับเอกสาร

เลือกไลบรารีตามที่แสดงในขั้นตอนที่หนึ่ง จากนั้นคุณจะต้องคลิกที่จุดไข่ปลาที่อยู่ถัดจากบทความและการเผยแพร่ล่าสุด นี้จะแสดงรายการตัวเลือก คุณจะต้องเลือกชุดเอกสารทั้งหมด นี่จะเป็นการเปิดรายการตัวเลือกอื่น จากรายการตัวเลือกนั้น ให้เลือกปีที่เกี่ยวข้องสำหรับเอกสาร ในภาพหน้าจอตัวอย่างด้านบน เราใช้ปี 2017

ขั้นตอนที่ 4: การลากและวางเอกสารลงในห้องสมุดการวิจัยและเอกสารของบริษัทมหาชนในวอลล์สตรีท

ดังที่แสดงในขั้นตอนที่ 2 สำหรับไลบรารีสิ่งพิมพ์ คุณจะต้องลากเอกสารลงในไลบรารีที่เกี่ยวข้อง ในกรณีนี้ จะเป็นไลบรารีสำหรับปี 2017 เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังอัปโหลดเอกสารไปยังตำแหน่งที่ถูกต้อง เมื่อคุณลากเอกสารลงในเวิร์กกรุ๊ป หน้าจอของคุณควรปรากฏตามที่แสดงในภาพหน้าจอด้านบน ไลบรารีควรเป็นสีเทา และคุณควรเห็นรูปไอคอนสำหรับเอกสาร (word, PDF หรือ PowerPoint) แต่คราวนี้มีการย้ายคำบนหน้าจอ

เมื่อแสดงแล้ว คุณสามารถวางเอกสารในไลบรารีและไปยังขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนที่ 5: เลือก Quick Edit เพื่อเปลี่ยนชื่อเอกสาร

มีสองวิธีในการเปลี่ยนชื่อเอกสารในไลบรารี SharePoint สำหรับกรณีนี้ เราจะใช้เวอร์ชันแก้ไขด่วน เพื่อค้นหาตัวเลือก Quick Edit คุณจะต้องคลิกที่ Library ใน ribbon ที่ด้านบนของหน้า จากนั้นคลิกที่ Quick Edit เมื่อคุณคลิกที่ Quick Edit ไลบรารีจะมีลักษณะคล้ายกับสเปรดชีต excel ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านบน

กรอกข้อมูลในส่วนที่ไฮไลต์ที่แสดงในภาพหน้าจอด้านบน ส่วนที่ต้องกรอกจะแตกต่างกันไปตามไลบรารีที่คุณกำลังอัปเดต เมื่อคุณกรอกข้อมูลที่จำเป็นแล้ว อย่าลืมคลิกที่คำว่า STOP ด้านบนคอลัมน์เพื่อหยุดกระบวนการแก้ไขด่วน

สิ่งพิมพ์

• สำนักพิมพ์*
• ชื่อ (ชื่อเอกสาร)
• วันที่เผยแพร่ (วว/วว/ปปปป)
• ประเภทรายงาน*
• หัวข้อรายงาน*

เอกสารการวิจัยและบริษัทมหาชนของ Wall Street

• ชื่อ (ชื่อเอกสาร)
• สำนักพิมพ์*
• Ticker* (สัญลักษณ์หุ้น ไม่สามารถใช้ได้เสมอไป)
• วันที่เผยแพร่* (ดด/วว/ปปปป)
• ประเภทรายงาน*
• หัวข้อรายงาน*
• ผู้เขียนหลัก*

โปรดอย่าให้เครื่องหมายดอกจันที่ระบุไว้ในรายการด้านบนอ้างอิงถึงข้อมูลเมตา สำหรับส่วนที่มีข้อมูลเมตาที่มีดอกจัน คุณจะต้องเริ่มพิมพ์คำและการเลือกของคุณจะถูกเติมโดยอัตโนมัติ คุณจะไม่สามารถเพิ่มคำของคุณเองในส่วนนี้ โปรดติดต่อผู้ที่สามารถเข้าถึง Data Term Store หากจำเป็นต้องเพิ่มบางอย่าง

ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย

เมื่อคุณเปลี่ยนชื่อเอกสารและกรอกข้อมูลในส่วนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแล้ว คุณจะต้องเช็คอินเอกสารเพื่อให้ผู้อื่นสามารถดูเอกสารได้ หากคุณดูเอกสาร คุณจะสังเกตเห็นว่าไอคอนแสดงว่าเป็นเอกสาร PDF, Word หรือ PowerPoing จะแสดงลูกศรสีเขียว ซึ่งหมายความว่าคุณเป็นเพียงคนเดียวที่สามารถดูเอกสารได้ในขณะนี้ เมื่อคุณตรวจสอบแล้ว คนอื่นจะสามารถดูเอกสารได้

ก่อนอื่นคุณต้องเลือกเอกสารโดยคลิกถัดจากเอกสารดังที่เห็นในตัวอย่างภาพหน้าจอด้านบน ซึ่งจะทำเครื่องหมายถูกข้างเอกสาร เมื่อเครื่องหมายถูกอยู่ถัดจากเอกสาร คุณจะต้องไปที่ ribbon ที่ด้านบนของหน้าอีกครั้งและคลิกที่ไฟล์ จากนั้นคุณจะคลิกเช็คอิน การดำเนินการนี้จะตรวจสอบในเอกสารเพื่อให้ผู้อื่นสามารถดูเอกสารฉบับสุดท้ายที่แก้ไขได้ กล่องสีขาวจะปรากฏขึ้นเพื่อถามว่าคุณต้องการเก็บเช็คเอาต์หลังจากเช็คอินในเอกสารหรือไม่ เพียงคลิกตกลงเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 7: ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย - ห้องสมุดสิ่งพิมพ์

วิดีโอนี้จะแสดงขั้นตอนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการอัปโหลดและเปลี่ยนชื่อเอกสารในไลบรารี SharePoint for Publications เวอร์ชันของ Office 365

ขั้นตอนที่ 8: ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย - ห้องสมุดเอกสารการวิจัยและบริษัทมหาชนในวอลล์สตรีท

วิดีโอนี้จะแสดงขั้นตอนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการอัปโหลดและเปลี่ยนชื่อเอกสารในเวอร์ชัน Office 365 ของ SharePoint สำหรับห้องสมุด Wall Street Research and Public Company Documents