การสร้างมาโครใน Microsoft Excel: 7 ขั้นตอน

2024 ผู้เขียน: John Day | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-01-30 13:04

มีปัญหาในการทำงานกับชุดข้อมูลใน Excel หรือไม่? ใช้เวลาในการเตรียมข้อมูลมากเกินไป และไม่มีเวลาเพียงพอในการวิเคราะห์ข้อมูลใช่หรือไม่ ฉันใช้มาโครใน Excel เป็นประจำเพื่อลดขั้นตอนการสร้างตัวแบบข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ดังนั้นฉันจึงตัดสินใจว่าเป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะสอนผู้อื่นถึงวิธีใช้เครื่องมือที่เรียบร้อยนี้ การใช้มาโครอย่างมีประสิทธิภาพในกระบวนการที่ทันเวลาจะช่วยประหยัดเวลาธุรกิจของคุณได้มาก และเป็นการตอบแทนที่ช่วยประหยัดเงินอีกด้วย

มาโครเป็นโปรแกรมหลักที่คุณสร้างใน Excel ผ่านกระบวนการที่เรียกว่า “Visual Coding” โดยพื้นฐานแล้ว คุณกด "บันทึกมาโคร" จากนั้นแสดงขั้นตอนกลางและการคำนวณจนกว่าคุณจะได้ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย จากนั้นจึงสิ้นสุดการบันทึก ตอนนี้เมื่อใดก็ตามที่คุณมีข้อมูลป้อนเข้าที่จัดวางเหมือนกับมาโครดั้งเดิมของคุณ คุณสามารถกดปุ่มนั้นและผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายจะถูกสร้างขึ้นทันที

ฉันสร้างรายการจำลองของใบสั่งซื้อและราคาที่เกี่ยวข้องและข้อมูลที่ได้รับเงินสด ในกระบวนการที่ฉันจะแสดงให้คุณเห็น ฉันได้สร้างมาโครเพื่อป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีตแบบมืออาชีพด้วยการคลิกปุ่มเพียงปุ่มเดียว สเปรดชีตที่สรุปผลแล้วสามารถวิเคราะห์ว่าบัญชีใดยังมียอดคงเหลืออยู่ในนั้น และจำนวนบัญชีทั้งหมดในช่วงเวลาที่กำหนด อย่าลังเลที่จะใช้มาโครของฉันและปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณ

คำเตือนก่อนที่คุณจะเริ่ม:

มาโครเป็นฟังก์ชันที่ซับซ้อนของ Excel ฉันไม่แนะนำให้ผู้ใช้ Excel เริ่มต้นพยายามสร้างมาโคร ขั้นแรกให้เรียนรู้วิธีการทำงานภายใน Excel และเมื่อคุณมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับวิธีการใช้ Excel และฟังก์ชันต่างๆ แล้ว ให้ลองสร้างมาโคร จากที่กล่าวมา คำสั่งนี้ถูกสร้างขึ้นโดยสมมติว่าผู้อ่านเข้าใจวิธีดำเนินการภายใน excel

เสบียง

• เข้าถึง Microsoft Office และ Excel
• ความเข้าใจทั่วไปเกี่ยวกับการใช้ Excel

ขั้นตอนที่ 1: ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมข้อมูลและเริ่มบันทึกมาโคร

ภาพแรก:

จัดระเบียบข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในตารางของคุณลงในสเปรดชีต Excel เมื่อทุกอย่างอยู่ใน Excel แล้ว คุณต้องบันทึกมาโคร คุณสามารถลองมาโครได้เพียงครั้งเดียวด้วยมาโคร ดังนั้นเราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบข้อมูลนี้ให้ครบถ้วนก่อนที่จะลอง

ภาพที่สอง:

ในการบันทึกมาโคร คุณจะต้องเปิดใช้งานแท็บนักพัฒนา โดยไปที่ไฟล์>ตัวเลือก>กำหนด Ribbon เอง จากนั้นเลือกแท็บนักพัฒนาแล้วคลิก "ตกลง"

ภาพที่สาม:

ตอนนี้คุณมีแท็บ Developer ใน Ribbon แล้ว ให้คลิกที่แท็บ Developer แล้วคลิก “Record Macro” สร้างชื่อที่เหมาะสมกับเนื้อหาของไฟล์แล้วกด "ตกลง" ทุกอย่างหลังจากขั้นตอนนี้จะเป็นกระบวนการบันทึกมาโครจนถึงขั้นตอนที่สรุปได้ นอกจากนี้ โปรดทราบว่าทุกเซลล์ที่ไฮไลต์ด้วยสีเหลืองจะช่วยแนะนำคุณตลอดคำแนะนำนี้ อย่าใส่สิ่งนี้ลงในเอกสารของคุณเอง เพราะมันจะเปลี่ยนมาโคร

ขั้นตอนที่ 2: ขั้นตอนที่ 2: สร้างตารางและเทมเพลตสำหรับแผ่นงานสุดท้าย

ภาพแรก:

ขั้นแรกให้สร้างสำเนาของแท็บที่เปิดอยู่เพื่อให้คุณมีแท็บที่เหมือนกันเปิดอยู่ กลับไปที่แท็บเดิมและเลือกข้อมูลที่คุณต้องการจัดระเบียบ สร้างตารางที่มีส่วนหัวและเพิ่มช่องว่างสองสามแถวด้านบน ฉันทำ 5 แถว

ภาพที่สอง:

สร้างชื่อที่ด้านบนและสร้างกล่องที่จะถือตัวเลขกาเครื่องหมาย ตัวเลขเช็คสำหรับเทมเพลตนี้คือ "จำนวนลูกค้า" และ "เงินสดที่ยังต้องเก็บ" สำหรับการจัดระเบียบของเทมเพลตนี้ คุณอาจทำ a ได้โปรด แต่โปรดทราบว่าคำสั่งของฉันนั้นเฉพาะสำหรับเลย์เอาต์ที่ฉันเลือก

ขั้นตอนที่ 3: ขั้นตอนที่ 3: สร้างรูปตรวจสอบขั้นแรก

ขั้นตอนนี้ค่อนข้างง่าย อย่างไรก็ตาม ข้อผิดพลาดที่นี่อาจทำให้ตัวเลขตรวจสอบไม่ทำงานในมาโครสุดท้าย ในกล่องถัดจากเซลล์ "จำนวนลูกค้า" ให้สร้างสูตร "COUNT" เพื่อรวมจำนวนเซลล์ในแถวเดียวของตาราง ฉันเลือกที่จะนับเซลล์ที่ฉันไฮไลต์เป็นสีเหลือง นอกจากนี้ ยังดีที่ทราบว่าสูตรเต็มของฉันอยู่ที่ด้านบนสุดของรูปภาพเช่นกัน

ขั้นตอนที่ 4: ขั้นตอนที่ 4: สร้างตัวตรวจสอบที่สอง

ระวัง สองขั้นตอนถัดไปนี้ครอบคลุมและอาจสร้างความสับสน ดังนั้น โปรดอ่านอย่างละเอียด จากนี้ไป คำแนะนำของฉันจะเฉพาะกับโมเดลข้อมูลของฉัน หากคุณต้องการกระบวนการอื่น โปรดใช้กระบวนการของฉันเป็นข้อมูลอ้างอิง แต่ไม่ใช่แบบจำลองที่แม่นยำ 100% เพราะอาจใช้ไม่ได้กับไฟล์ของคุณ

ภาพแรก:

ไปที่แท็บที่ 2 ในเวิร์กบุ๊ก (แท็บที่คัดลอก)

ในคอลัมน์ J สร้างชื่อแถวใหม่ "จำนวนเงินที่เหลือ" ในเซลล์ J2 (เซลล์ที่ไฮไลต์ด้านบน) ให้ป้อนสูตร =G2-H2 แล้วคัดลอกไปยังเซลล์ที่เหลือ กลับไปที่แท็บเดิมด้วยเทมเพลตการทำงาน

ภาพที่สอง:

ในเซลล์ E4 ให้สร้างสูตรใหม่ที่รวมคอลัมน์จำนวนด้านซ้ายจากหน้าที่คัดลอกไว้ก่อนหน้านี้ แถบสูตรแสดงสูตรสำเร็จรูป

ขั้นตอนที่ 5: ขั้นตอนที่ 5: เงินสดที่ลูกค้าไม่ได้เรียกเก็บ

ในการสร้างภาพเพื่อแสดงว่าลูกค้ายังมียอดค้างชำระอยู่ เราจะต้องสร้างตารางแยกต่างหาก

ภาพแรก:

เพื่อเริ่มต้นกลับไปที่แท็บคัดลอกที่แสดงด้านบน สำหรับตารางใหม่เราต้องการข้อมูลสำหรับลูกค้าที่มียอดค้างชำระเท่านั้น อันดับแรกในคอลัมน์ "L" และ "M" ให้ชื่อว่า "First Name" และ "Last Name" ตามลำดับ จากนั้นในเซลล์ L2 ให้พิมพ์สูตร =IF($J2>0, A2,””) สูตรนี้เขียนขึ้นว่า ถ้าเซลล์ J2 มากกว่า 0 ให้แสดงค่าในเซลล์ A2 หากมีค่าไม่เกิน 0 ให้ปล่อยเซลล์ว่างไว้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อคุณอ้างอิงเซลล์ J2 คุณใส่เครื่องหมายดอลลาร์ ($) ไว้หน้า J ซึ่งจะทำให้เราสามารถคัดลอกข้อมูลไปยังเซลล์อื่นได้อย่างถูกต้อง เครื่องหมาย $ จะเก็บข้อมูลอ้างอิงไว้ในคอลัมน์ "J" แต่อนุญาตให้แถวต่างๆ เปลี่ยนตามนั้นได้ ถัดไป คัดลอกสูตรไปยังเซลล์ที่เหลือในคอลัมน์ "L" และ "M" (วงกลมด้านบน)

ภาพที่สอง:

ในการดึงมูลค่าเงินสดอย่างแม่นยำ เราใช้มูลค่าที่ใกล้เคียงกับชื่อก่อนหน้านี้ คราวนี้สร้างสูตรที่ระบุว่า =IF(J2>0, J2,””) ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวในสูตรนี้คือ ถ้าค่ามากกว่าศูนย์ เราต้องการข้อมูลจาก "Amount Left" คัดลอกข้อมูลนี้ไปยังเซลล์ที่เหลือ

ภาพที่สาม:

ถัดไป คัดลอกข้อมูลใหม่จากแท็บที่คัดลอก จากนั้นไปที่แท็บเทมเพลต แล้วคลิกขวาใต้ตาราง (ไม่สำคัญว่าอยู่ที่ใด) หลังจากคลิกขวาแล้ว ให้ดูที่ตัวเลือกการวางและเลือก "วางค่า" ซึ่งจะวางเฉพาะตัวเลขเท่านั้น ไม่ใช่สูตร

ภาพที่สี่:

สร้างตัวกรองสำหรับตารางและเลือกหนึ่งในส่วนหัว คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกตัวกรองทั้งหมดยกเว้นช่องว่าง เมื่อใส่ตัวกรองแล้ว หมายเลขแถวจะแสดงเป็นสีน้ำเงิน ฉันไฮไลต์เซลล์เป็นสีเหลืองเพื่อทำให้ง่ายขึ้น เลือกแถวสีน้ำเงินและลบแถวเหล่านี้ เมื่อลบแถวแล้ว ให้ล้างตัวกรองดังที่แสดงด้านล่าง:

ขั้นตอนที่ 6: ขั้นตอนที่ 6: จบเทมเพลต

ในการทำให้ข้อมูลเงินสดที่ลูกค้าไม่ได้รวบรวมมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น ให้จัดรูปแบบข้อมูลเป็นตาราง เมื่อเสร็จแล้ว ให้เพิ่มชื่อลงในตารางแล้วคลิก "ผสาน & ศูนย์" เพื่อให้เป็นชุดเดียวกันกับตาราง หากยังไม่ได้ดำเนินการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดรูปแบบตัวเลขเป็น "การบัญชี" เพื่อแสดงเครื่องหมายดอลลาร์และจำนวนเงินที่เซ็นต์ ณ จุดนี้มาโครเสร็จสมบูรณ์และผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายควรมีลักษณะดังนี้:

ขั้นตอนที่ 7: ขั้นตอนที่ 7: สิ้นสุด Macro

ไปที่แท็บ "นักพัฒนา" ในริบบิ้นแล้วคลิกปุ่ม "หยุดการบันทึก" ณ จุดนี้มาโครเสร็จแล้วและพร้อมใช้งาน!

เมื่อคุณใช้มาโครในอนาคต หากข้อมูลเริ่มต้นถูกจัดวางตามขั้นตอนที่ 1 มาโครควรทำงานได้อย่างสมบูรณ์! ทำตามขั้นตอนเหล่านี้อย่างใกล้ชิด และฉันสัญญาว่าคุณจะเก่ง ขอให้โชคดี!